Fakturace hraje klíčovou roli v každém podnikání, a pro živnostníky to platí dvojnásob. Správné vystavení faktury je nezbytné nejen pro účetní účely, ale také pro udržení profesionálního vztahu s klienty. V tomto textu se dozvíte, jaké údaje by měla faktura obsahovat, jak se liší různé typy faktur a jaké kroky podniknout v případě potřeby stornování faktury nebo vystavení dobropisu. Získáte tak pevný základ pro efektivní a bezproblémovou fakturaci ve vašem podnikání.
Co musí obsahovat faktura
Faktura, jako oficiální obchodní dokument, musí obsahovat všechny základní údaje, které umožňují jednoznačnou identifikaci transakce, prodávajícího i kupujícího. Kromě základních informací o obou stranách obchodu, jako jsou jméno, adresa a identifikační číslo, je třeba uvést i podrobnosti o prodávaném zboží nebo poskytovaných službách, jejich množství a celkovou cenu. Datum vystavení faktury a termín splatnosti jsou klíčové pro určení, kdy je třeba platbu uskutečnit. V případě, že prodávající není plátcem DPH, je vhodné to na faktuře jasně uvést. Tímto způsobem faktura slouží nejen jako důkaz o prodeji, ale také jako důležitý dokument pro účetní a daňové účely, a pomáhá udržet transparentnost a pořádek v obchodních transakcích.
Druhy faktur
Zálohová faktura
- Používá se, když prodávající potřebuje od kupujícího získat část peněz předem, například na pokrytí některých nákladů spojených s realizací zakázky.
Proforma faktura
- Funguje podobně jako zálohová faktura, ale vyzývá k úhradě celé částky předem.
Vyúčtovací faktura
- Slouží k vyrovnání předchozích zálohových faktur nebo proforma faktur po dokončení zakázky.
Řádná faktura
- Standardní typ faktury vystavovaný po dokončení zakázky nebo předání zboží.
Jak vystavit fakturu pomocí účetního programu Money S3
Vystavení faktury pomocí účetního programu Money S3 může výrazně zjednodušit a zrychlit celý proces. Níže naleznete krok za krokem návod, jak na to:
1. Otevřete programu a vyberte sekci
- Spusťte program Money S3 na vašem počítači.
- V hlavním menu vyberte sekci „Fakturace“ nebo „Prodej“, v závislosti na verzi a nastavení programu.
2. Vytvořte nové faktury
- Klikněte na tlačítko „Nový doklad“ nebo „Vytvořit fakturu“.
- Vyberte typ faktury, který chcete vystavit (např. řádná faktura, zálohová faktura).
3. Vyplňte údaje o prodávajícím
- Zadejte všechny potřebné údaje o vaší firmě nebo o vás jako o živnostníkovi.
- To zahrnuje jméno, adresu, IČO, DIČ (pokud jste plátci DPH) a další kontaktní údaje.
4. Vyplňte údaje o kupujícím
- Vyberte kupujícího ze seznamu vašich zákazníků nebo zadejte jeho údaje manuálně.
- Zahrňte jméno, adresu, IČO a případně další potřebné informace.
5. Vložte položku faktury
- Přidejte jednotlivé položky, které fakturujete, včetně popisu, množství a ceny za jednotku.
- Program automaticky vypočítá celkovou cenu a DPH.
6. Nastavte platební podmínky
- Zadejte datum vystavení faktury a datum splatnosti.
- Vyberte způsob platby (převod, hotovost, kartou, atd.).
7. Doplňte poznámky a dodatečné údaje
- Do faktury můžete přidat poznámky pro kupujícího nebo dodatečné informace týkající se transakce.
8. Zkontrolujte a uložte fakturu
- Překontrolujte všechny údaje na faktuře, abyste se ujistili, že jsou správné a úplné.
- Fakturu uložte a vytiskněte nebo ji odešlete elektronicky.
9. Odešlete fakturu kupujícímu
- Fakturu zašlete kupujícímu buď poštou, e-mailem nebo jiným preferovaným způsobem.
10. Sledujte platbu
- V programu Money S3 můžete sledovat stav platby a v případě potřeby vystavit upomínku nebo potvrdit přijetí platby.
Tímto způsobem můžete efektivně a přehledně vystavit fakturu pomocí účetního programu Money S3, což vám ušetří čas a minimalizuje možnost chyb.
